মাইক্রোসফট একসেস ডেটাবেস তৈরি করার সময় প্রতিটি টেবিলে থাকা প্রতিটি ফিল্ডের জন্য সঠিক একসেস ডেটা টাইপ এবং ফিল্ড প্রোপার্টিজ নির্ধারণ করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
সঠিক ডেটা টাইপ ব্যবহার করার মাধ্যমে ডেটার গঠন ও ফরম্যাট নির্ধারণ করা সম্ভব হয়, যা ডেটাবেসের কার্যকারিতা বাড়িয়ে তোলে।
এছাড়াও ফিল্ড প্রোপার্টিজ ফিল্ডের ব্যবহার এবং ডেটা এন্ট্রির নিয়মাবলী ঠিক করতে সাহায্য করে। এই গাইডে আমরা বিস্তারিতভাবে ডেটা টাইপ এবং ফিল্ড প্রোপার্টিজ নিয়ে আলোচনা করব।
একসেস ডেটা টাইপ (Data Types) এর ধারণা
একটি ফিল্ডের ডেটা টাইপ নির্ধারণ করে কী ধরণের ডেটা সেই ফিল্ডে সংরক্ষণ করা হবে। মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ এ বিভিন্ন ডেটা টাইপ রয়েছে। যেমন:
টেক্সট ডেটা টাইপ (Text Data Types):
- Short Text: এটি সর্বাধিক ২৫৫ অক্ষরের টেক্সট সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি নাম, ঠিকানা বা অন্যান্য ছোট ডেটার জন্য উপযুক্ত।
- Long Text: এখানে বড় আকারের টেক্সট সংরক্ষণ করা যায়। যা ৬৫,৫৩৫ অক্ষর পর্যন্ত হতে পারে। এটি নোট বা বড় বিবরণী সংরক্ষণের জন্য আদর্শ।
নম্বর ডেটা টাইপ (Number Data Types):
- Number: এটি সংখ্যা সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয় এবং একাধিক আকারে (Byte, Integer, Long Integer ইত্যাদি) ব্যবহার করা যায়।
- Large Number: বৃহৎ আকারের সংখ্যা সংরক্ষণের জন্য ব্যবহৃত হয়। যা ৯৩৪,০০০,০০০,০০০,০০০,০০০ পর্যন্ত হতে পারে।
ডেট/টাইম ডেটা টাইপ (Date/Time Data Types):
- Date/Time: এখানে তারিখ এবং সময় সংরক্ষণ করা যায়।
- Date/Time Extended: এটি বড় আকারের তারিখ এবং সময়ের জন্য ব্যবহৃত হয় (যেখানে সময়ের নির্দিষ্টতা বেশি থাকে)।
কারেন্সি (Currency):
কারেন্সি ডেটা টাইপ অর্থ বা মুদ্রার ডেটা সংরক্ষণ করতে ব্যবহৃত হয়। এটি সাধারণত আর্থিক হিসাবের জন্য উপযোগী।
হ্যাঁ/না (Yes/No):
এখানে বুলিয়ান মান সংরক্ষণ করা হয়, যেখানে দুইটি মান থাকে: হ্যাঁ (Yes) বা না (No)।
অটো নম্বর (AutoNumber):
অটো নম্বর স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রতিটি রেকর্ডের জন্য একটি অনন্য সংখ্যা তৈরি করে, যা সাধারণত প্রাথমিক কী (Primary Key) হিসাবে ব্যবহৃত হয়।
অ্যাটাচমেন্ট (Attachment):
এই ডেটা টাইপ ব্যবহার করে বিভিন্ন ফাইল, যেমন- ডকুমেন্ট, ছবি ইত্যাদি সংযুক্ত করা যায়।
হিসাব (Calculated):
এখানে ফিল্ডের ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে অন্যান্য ফিল্ডের উপর ভিত্তি করে হিসাব করা হয়।
একসেস ফিল্ড প্রোপার্টিজ (Field Properties) এর ধারণা
ডেটা টাইপ নির্বাচন করার পর ফিল্ড প্রোপার্টিজের মাধ্যমে ফিল্ডের আরও কিছু নির্দিষ্ট বৈশিষ্ট্য নিয়ন্ত্রণ করা যায়। নিচে কিছু গুরুত্বপূর্ণ ফিল্ড প্রোপার্টিজ আলোচনা করা হলো:
ফিল্ড সাইজ (Field Size):
ফিল্ড সাইজ শুধুমাত্র সংখ্যা ডেটা টাইপের জন্য প্রযোজ্য। এখানে ফিল্ডে কতটুকু ডেটা সংরক্ষণ করা যাবে তা নির্ধারণ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ: আপনি ফিল্ড সাইজ ছোট (Integer) বা বড় (Long Integer) নির্ধারণ করতে পারেন।
ফরম্যাট (Format):
ফরম্যাট প্রোপার্টি ব্যবহার করে ফিল্ডের ডেটা কীভাবে প্রদর্শিত হবে তা নির্ধারণ করা যায়। যেমন: তারিখের ক্ষেত্রে “MM/DD/YYYY” ফরম্যাট নির্ধারণ করতে পারেন।
ইনপুট মাস্ক (Input Mask):
ইনপুট মাস্ক প্রোপার্টি ব্যবহার করে কীভাবে ডেটা ইনপুট করা হবে তা নিয়ন্ত্রণ করা যায়। এটি বিশেষত ফোন নম্বর, পোস্টাল কোড ইত্যাদির ক্ষেত্রে গুরুত্বপূর্ণ।
ডিফল্ট ভ্যালু (Default Value):
ব্যবহারকারী যদি কোন তথ্য না দেয় তবে ডিফল্ট ভ্যালু প্রোপার্টি নির্ধারণ করে দেয় যে, কোন ভ্যালু স্বয়ংক্রিয়ভাবে ফিল্ডে প্রবেশ করবে । এটি ডেটা এন্ট্রির সময় সহায়ক হয় এবং ভুল ডেটা এন্ট্রি প্রতিরোধ করে।
ভ্যালিডেশন রুল (Validation Rule):
ভ্যালিডেশন রুল প্রোপার্টি ব্যবহার করে ফিল্ডে কোন ধরনের ডেটা প্রবেশ করা যাবে তা নির্ধারণ করা যায়। উদাহরণ: সংখ্যা ১০০ এর বেশি হতে পারবে না।
নোট:
নিচের ফিল্ড টাইপগুলো ভেলিডেশন রুল সাপোর্ট করে না:
AutoNumber, OLE Object, Attachment, ReplicationIDরিকোয়ার্ড (Required):
রিকোয়ার্ড প্রোপার্টি ব্যবহার করে নির্ধারণ করা যায় যে ফিল্ডটি অবশ্যই পূরণ করতে হবে কিনা? যদি এই প্রোপার্টি হ্যাঁ (Yes) করা হয়, তাহলে সেই ফিল্ডটি খালি রাখা যাবে না।
ক্যাপশন (Caption):
ক্যাপশন প্রোপার্টি ব্যবহার করে ফিল্ডের একটি বিকল্প নাম বা টাইটেল নির্ধারণ করা যায়। যা ফর্ম বা রিপোর্টে প্রদর্শিত হবে। এটি ফিল্ডের আসল নামের পরিবর্তে ব্যবহার করা হয়।
উপসংহার
ডেটা টাইপ এবং ফিল্ড প্রোপার্টিজ সঠিকভাবে নির্ধারণ করা মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ এ একটি সফল ডেটাবেজ ডিজাইন করার জন্য অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ।
প্রতিটি ডেটা টাইপ এবং ফিল্ড প্রোপার্টিজের সঠিক ব্যবহার ডেটা এন্ট্রির শুদ্ধতা, ডেটাবেসের কার্যকারিতা এবং রিপোর্টিং সক্ষমতা বাড়িয়ে তোলে।
এই গাইডের মাধ্যমে আপনি আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী সঠিক ডেটা টাইপ এবং ফিল্ড প্রোপার্টিজ নির্বাচন করতে পারবেন, যা ডেটাবেস ম্যানেজমেন্টকে আরও কার্যকরী করে তুলবে।
মাইক্রোসফট একসেস এর সকল টিউটোরিয়াল লিস্ট আকারে দেখাতে এখানে ক্লিক করুন।
টিউটোরিয়ালটি প্রয়োজনীয় হলে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনার একটি শেয়ার আমাদের লেখার মান উন্নয়নে উৎসাহিত করবে।
কোন ভুল বা অসামঞ্জস্য পেলে অনুগ্রহ করে কমেন্ট করুন। অথবা 01925165373 নাম্বারে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন।
