এক্সেস কুয়েরি পরিচিতি এবং উদ্দেশ্য – বেসিক টু এডভান্সড গাইড

ডেটাবেজ থেকে তথ্য খুঁজে বের করে বিশ্লেষণ করাই এক্সেস কুয়েরির মূল কাজ। কুয়েরি (Query) হলো মাইক্রোসফট এক্সেস এর একটি শক্তিশালী টুল। এক্সেস কুয়েরি ব্যবহার করে ডেটাবেজ থেকে নিদির্ষ্ট শর্তসাপেক্ষে সুনির্দিষ্ট তথ্য বের করা যায়।

যেমন: একটি নির্দিষ্ট টেবিল থেকে ডেটা ফিল্টার করা, একাধিক টেবিলের তথ্য একত্রিত করা, অথবা গণনা করা। এক্সেসে কুয়েরি তৈরি করা, সংশোধন করা এবং ব্যবহারের মাধ্যমে দক্ষভাবে ডেটাবেজ পরিচালনা করা যায়।

কুয়েরি কী? (What is a Query?)

কুয়েরি হলো এমন একটি টুল যা ডেটাবেজের ভেতর থাকা ডেটাসমূহ খোঁজা, বিশ্লেষণ করা এবং সঠিকভাবে প্রক্রিয়া করা যায়।

এটি মূলত একটি প্রশ্ন যা ডেটাবেজের কাছে পাঠানো হয় এবং এর ফলাফল হিসেবে একটি সুনির্দিষ্ট তথ্য প্রদান করে। এক্সেসে বিভিন্ন ধরনের কুয়েরি হতে পারে।

যেমন: Select Query, Action Query, Parameter Query, এবং Aggregate Query।

কুয়েরির ধরনসমূহ:

• Select Query: ডেটা টেবিল থেকে তথ্য বের করতে এবং দেখাতে ব্যবহৃত হয়।
• Action Query: ডেটা আপডেট, মুছে ফেলা বা নতুন ডেটা যোগ করার জন্য ব্যবহৃত হয়।
• Parameter Query: ব্যবহারকারীকে নির্দিষ্ট তথ্য প্রদান করার জন্য ইনপুট দিতে ব্যবহৃত হয়।
• Aggregate Query: গড়, মোট, সর্বাধিক ইত্যাদি গণনা করতে ব্যবহৃত হয়।

কুয়েরির উদ্দেশ্য (Purpose of Queries)

এক্সেস ডেটাবেজের বিভিন্ন কার্যক্রম সহজ এবং কার্যকরী করতে কুয়েরি ব্যবহার করা হয়। কুয়েরির প্রধান উদ্দেশ্যগুলো নিচে তুলে ধরা হলো:

ডেটা ফিল্টার এবং ফিল্টারিং

কুয়েরি ব্যবহার করে খুব সহজেই একটি টেবিল থেকে নির্দিষ্ট রেকর্ড খুঁজে বের করা যায়।

• ধরুন, একটি টেবিলে ১০০০টি কাস্টমারের রেকর্ড আছে।
• এখান থেকে শুধুমাত্র “টাঙ্গাইল” শহরের কাস্টমারদের তথ্য পেতে চাই।
• এক্ষেত্রে কুয়েরি ব্যবহার করে এই তথ্য দ্রুত বের করা সম্ভব।

একাধিক টেবিলের ডেটা একত্রিত করা

এক্সেস কুয়েরি ব্যবহার করে একাধিক টেবিল থেকে ডেটা খুঁজে বের করে তা একত্রিত করা যায়। ধরুন, ডেটাবেজে একটি কাস্টমার টেবিল এবং একটি অর্ডার টেবিল আছে। এক্ষেত্রে কুয়েরি ব্যবহার করে দুটি টেবিলের ডেটা একসাথে বের করো যাবে। প্রয়োজনে নতুন টেবিল হিসেবে সংরক্ষণও করা যাবে।

ডেটা গণনা করা

কুয়েরি ব্যবহার করে ডেটাসমূহের দ্বারা বিভিন্ন ধরনের গণনা কার্য সম্পাদন করা যায়। ধরুন, একটি টেবিলের বিক্রয় সংক্রান্ত ডেটা থেকে মোট বিক্রয় বের করা অথবা গড় বিক্রয় বের করা।

ডেটা আপডেট করা

Action Query এর মাধ্যমে এক্সেসের টেবিলের ডেটা আপডেট কররা যায়। ধরুন, এক কুয়েরি তৈরি করে একটি নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী কোন টেবিলের সমস্ত রেকর্ড আপডেট করা।

কুয়েরি কিভাবে কাজ করে (How Queries Work)

কুয়েরি মূলত Structured Query Language (SQL) ব্যবহার করে কাজ করে। SQL হলো কুয়েরি লেখার ভাষা যা ডেটাবেজর সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে ব্যবহার করা হয়।

এক্সেসের Query Design View ব্যবহার করে কুয়েরি তৈরি করা যায়। অথবা, সরাসরি SQL লিখে কুয়েরি চালানো যায়।

Query Design ব্যবহার করে কুয়েরি তৈরি করা:

বিভিন্নভাবে কুয়েরি ডিজাইন করা যায়। এক্ষেত্রে Query Design View ব্যবহার করে সাধারণ কুয়েরি তৈরি করার পদ্ধতি বর্ণিত করা হলো।

ধরুন, Customer Info ও Customer Address সম্পর্কিত টেবিল দুটি থেকে প্রয়োজনীয় ফিল্ডের সমন্বয়ে একটি কুয়েরি তৈরি করার পদ্ধতি দেখানো হয়েছে।

• মাইক্রোসফট এক্সেস ২০১৯ চালু করুন এবং প্রয়োজনীয় ডেটাবেজ ওপেন করুন।
• Create ট্যাব থেকে Query Design নির্বাচন করুন।

• Show Table ডায়ালগ বক্স হতে Customer Info ও Customer Address সম্পর্কিত টেবিল দুটি Add বাটন দ্বারা যুক্ত করুন এবং Close বাটন চাপুন।
• এবার টেবিল দুটি থেকে প্রয়োজনীয় ফিল্ডগুলো ড্র্যাগ করে নিচের ঘরে নিয়ে আসুন এবং প্রয়োজনে শর্ত নির্ধারণ করুন।
• অতপর কুয়েরি Save করে Run করুন।

SQL View ব্যবহার করে কুয়েরি তৈরি করা:

SQL View-তে ম্যানুয়ালি কুয়েরি লিখা যায়। নিচের উদাহরণে Customer Address টেবিলে যে সকল কাস্টমারদের বাড়ি Dhaka তাদের কুয়েরি লিখা হয়েছে।

উদাহরণ: SELECT * FROM Customer Address WHERE District = ‘Dhaka’;

কুয়েরি এবং রিপোর্টিং (Queries and Reporting)

এক্সেস কুয়েরি রিপোর্টিং তৈরি করায় গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। রিপোর্ট তৈরি করার সময় কুয়েরির মাধ্যমে ফিল্টার করা বা গণনা করা ডেটা সরাসরি রিপোর্টে অন্তর্ভুক্ত করা যায়। ফলে রিপোর্ট তৈরি করা দ্রুততর এবং সহজ হয়।

রিপোর্টের জন্য নির্দিষ্ট ডেটা তৈরি করা

রিপোর্টে সঠিক ডেটা প্রদর্শনের জন্য কুয়েরি ব্যবহার করা হয়ে থাকে। যেমন: নির্দিষ্ট সময়ের জন্য বিক্রয়ের রিপোর্ট তৈরি করতে চাইলে সেই সময় অনুযায়ী ডেটা বের করার জন্য কুয়েরি ব্যবহার করা যাবে।

উপসংহার

মাইক্রোসফট এক্সেস কুয়েরি ব্যবহার করে ডেটা পরিচালনা করা, বিশ্লেষণ করা এবং রিপোর্ট তৈরি করা অত্যন্ত সহজ এবং কার্যকরী। এটি ডেটাবেজ ব্যবস্থাপনার একটি গুরুত্বপূর্ণ অংশ। এর মাধ্যমে ডেটাবেজ থেকে সঠিক তথ্য পাওয়া এবং ব্যবহার করা অনেক সহজ হয়।

অর্থাৎ, কুয়েরির দ্বারা সহজেই ডেটা ফিল্টারিং, একাধিক টেবিলের ডেটা একত্রিত করা এবং ডেটা আপডেট করা সম্ভব। SQL ব্যবহার করে কুয়েরি তৈরি করার দক্ষতা অর্জন করলে তা প্রফেশনাল ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্টে সহায়ক হবে।

Microsoft Access 2016 ভার্সনের টিউটোরিয়ালসমূহ পেতে এখানে ক্লিক করুন।

টিউটোরিয়ালটি প্রয়োজনীয় হলে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনার একটি শেয়ার আমাদের লেখার মান উন্নয়নে উৎসাহিত করবে।

কোন ভুল বা অসামঞ্জস্য পেলে অনুগ্রহ করে কমেন্ট করুন। অথবা ০১৯২৫ ১৬৫৩৭৩ নাম্বারে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন।