মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ একটি শক্তিশালী ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DBMS)। যা ব্যবহারকারীদের ডেটা সংরক্ষণ, পরিচালনা এবং বিশ্লেষণ করতে সহায়তা করে। এটির প্রথম কাজ হলো ডেটাবেজ তৈরি করা।
নতুন ডেটাবেজ শুরু বা তৈরি করা মাইক্রোসফট একসেসে অত্যন্ত সহজ। এটি কাস্টম টেবিল, ফর্ম, কোয়েরি, এবং রিপোর্ট তৈরির মাধ্যমে সম্পন্ন হয়।
এই গাইডে, আমরা ধাপে ধাপে কিভাবে নতুন ডেটাবেজ শুরু করবেন তা বিস্তারিতভাবে আলোচনা করব।
নতুন ডেটাবেজ তৈরি করার ধাপসমূহ
১. মাইক্রোসফট একসেস খুলুন:
- মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ চালু করুন।
- স্বাগতম স্ক্রিনে New অপশনটি প্রদর্শিত হবে।
- এখানে বিভিন্ন ডেটাবেজ টেমপ্লেট এবং ফাইল তৈরির অপশন রয়েছে।
২. ব্ল্যাঙ্ক ডেটাবেজ (Blank Database) নির্বাচন করুন:
- স্বাগতম স্ক্রিন থেকে Blank Database নির্বাচন করুন।
- ডান পাশে একটি নতুন ফাইলের নাম এবং অবস্থান নির্ধারণ করার অপশন রয়েছে।
- এখানে ডেটাবেজের জন্য একটি নাম দিন এবং কোথায় ফাইলটি সংরক্ষণ করবেন তা নির্ধারণ করুন।
৩. ডেটাবেজ সংরক্ষণ এবং তৈরি:
- ডেটাবেজের নাম এবং অবস্থান নির্বাচন করার পর Create বোতামে ক্লিক করুন।
- ফলে একটি নতুন ডেটাবেজ তৈরি হবে, এবং ডেটাবেজের মূল ইন্টারফেস দেখতে পাবেন।
৪. টেবিল তৈরি করা:
একটি ডেটাবেজের প্রধান ভিত্তি হলো টেবিল। টেবিলই হলো ডেটাবেজের হার্ট। যেখানে সকল ডেটাসমূহ সংরক্ষিত হয়।
নতুন ডেটাবেজ তৈরির পর স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন টেবিল তৈরি হবে যা ডেটাশীট ভিউতে থাকবে। এখানে রো এবং কলাম আকারে ডেটা এন্ট্রি করা যায়।
টেবিলের বিভিন্ন অংশ:
- Field Name: প্রতিটি কলামের জন্য একটি নাম নির্ধারণ করুন। উদাহরণস্বরূপ, “CustomerID”, “Cust_Name”, “Phone_Number” ইত্যাদি।
- Data Type: প্রতিটি ফিল্ডের ডেটা টাইপ নির্বাচন করতে হবে। যেমন: টেক্সট, নম্বর, ডেট/টাইম ইত্যাদি।
৫. ডিজাইন ভিউতে টেবিল কাস্টমাইজ করা:
ডেটাশীট ভিউতে যদিও ডেটা এন্ট্রিসহ বিভিন্ন কাজ করা যায়। কিন্তু Design View ব্যবহার করে টেবিলের কাঠামো আরও বিশদভাবে কাস্টমাইজ করতে পারেন। এখানে টেবিলের প্রতিটি ফিল্ডের জন্য ডেটা টাইপ এবং প্রয়োজনীয়তা সেট করতে পারবেন।
প্রাথমিক কী (Primary Key):
প্রতিটি টেবিলের একটি প্রাথমিক কী থাকা উচিত যা প্রতিটি রেকর্ডকে এককভাবে চিহ্নিত করে। প্রাথমিক কী সেট করতে যে কোন একটি ফিল্ড নির্বাচন করুন এবং টুলবার থেকে Primary Key বোতাম ক্লিক করুন।
৬. সম্পর্ক তৈরি করা (Relationships):
ডেটাবেজে একাধিক টেবিল থাকলে তাদের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করা জরুরি। সম্পর্ক তৈরি করতে Database Tools ট্যাব থেকে Relationships বাটনে ক্লিক করুন। এটি টেবিলগুলির মধ্যে এক-টু-ওয়ান বা এক-টু-ম্যানি সম্পর্ক তৈরি করতে সহায়তা করবে।
৭. ফর্ম তৈরি করা:
ফর্ম হলো এমন একটি ইন্টারফেস যা ব্যবহারকারীদের ডেটা এন্ট্রি এবং প্রদর্শনের জন্য সহজ করে তোলে। ফর্ম তৈরি করতে Create ট্যাব থেকে Form বাটনে ক্লিক করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ফর্ম তৈরি করবে যা টেবিলের সাথে সংযুক্ত থাকবে।
৮. কোয়েরি তৈরি করা:
কোয়েরি এমন একটি টুল যা ব্যবহারকারীর নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী ডেটা অনুসন্ধান এবং বিশ্লেষণ করতে দেয়। কোয়েরি তৈরি করতে Create ট্যাব থেকে Query Design নির্বাচন করুন। এখানে নির্দিষ্ট ফিল্ড নির্বাচন করে নির্দিষ্ট শর্ত বা ক্রাইটেরিয়া সেট করতে পারবেন।
৯. রিপোর্ট তৈরি করা:
ডেটা প্রিন্ট আউট বা উপস্থাপনার জন্য রিপোর্ট টুল ব্যবহৃত হয়। ফর্মের মতোই, রিপোর্ট তৈরি করতে Create ট্যাব থেকে Report নির্বাচন করুন। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে টেবিল বা কোয়েরির উপর ভিত্তি করে একটি রিপোর্ট তৈরি করবে।
ডেটাবেজ সংরক্ষণ:
প্রতিটি পরিবর্তন করার পর ডেটাবেজ স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষিত হয়। তবে যদি সম্পূর্ণ ডেটাবেজটি আলাদা করে সংরক্ষণ করতে চান, তাহলে File মেনুতে গিয়ে Save As বাটনে ক্লিক করুন।
উপসংহার:
মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ এ নতুন ডেটাবেজ শুরু বা তৈরি করা খুবই সহজ।
ওপরের ধাপগুলি ধারাবাহিক অনুসরণ করে প্রয়োজনীয় ডেটাবেজ তৈরি এবং ডেটা সংরক্ষণ ও বিশ্লেষণের জন্য উপযুক্ত টেবিল, ফর্ম, কোয়েরি, এবং রিপোর্ট ডিজাইন করতে পারবেন।
একসেস ২০১৯ এর শক্তিশালী ইন্টারফেস এবং বিভিন্ন টুলসের মাধ্যমে ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্টকে সহজ করা হয়েছে।
টিউটোরিয়ালটি প্রয়োজনীয় হলে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনার একটি শেয়ার আমাদের লেখার মান উন্নয়নে উৎসাহিত করবে।
কোন ভুল বা অসামঞ্জস্য পেলে অনুগ্রহ করে কমেন্ট করুন। অথবা 01925165373নাম্বারে সরাসরি যোগাযোগ করতে পারেন।
