মাইক্রোসফট এক্সেল ডেটা এন্ট্রি ও এডিটিং এর জন্য অত্যন্ত শক্তিশালী টুল। এটি বিভিন্ন ধরণের ডেটা সংগ্রহ, বিশ্লেষণ এবং উপস্থাপনের জন্য ব্যবহৃত হয়।
এই আর্টিকেলে, ডেটা এন্ট্রি এবং এডিটিং-এর বেসিক এবং এডভান্সড পদ্ধতি নিয়ে আলোচনা করব।
এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি করার সবচেয়ে সহজ পদ্ধতি হলো সেল সিলেক্ট করে ডেটা টাইপ করা।
কাজের প্রয়োজনে অনেক সময় আমাদের একাধিক সেলে একই ডাটা এন্ট্রি করতে হয়। নিম্নে বিস্তারিত দেখুন।
কম সময়ে অটোফিল ব্যবহার করে সহজে ধারাবাহিক ডেটা এন্ট্রি করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, 1, 2 এবং 3 পর্যায়ক্রমে ফিল করতে চান। নিম্নের পদ্ধতি অনুসরণ করুন:
অটোফিল ব্যবহার করে তারিখ, দিন, মাস ইত্যাদিও সম্পাদন করা যায়। এছাড়াও অটোফিলের জন্য আপনার প্রয়োজনীয় তথ্য এ্যাড করেও ফিল করা যায়।
বিভিন্ন পদ্ধতিতে এক্সেল সেলের এন্ট্রিকৃত ডাটা শুদ্ধ করা যায়। নিম্নে একাধিক পদ্ধতি বর্ণি ত হলো:
এক্সেল ওয়ার্কশীটে ডেটা দ্রুত খুঁজে পেতে এবং পরিবর্তন করতে Find এবং Replace কমাণ্ডদ্বয় ব্যবহার করা হয়। নিম্নে বিস্তারিত চিত্রসহ বর্ণিত হলো।
যে ওয়ার্কশীটে ডেটা খুঁজতে চান তা এ্যাকটিভ করুন। ধরুন, ওয়ার্কশীটে “Salary” শব্দটি আছে কিনা তা খুঁজে বের করতে চাই। নিম্নের পদ্ধতি অনুসরণ করুন:
প্রয়োজনীয় শীট এ্যাকটিভ করুন এবং কীবোর্ডের Ctrl+F কীদ্বয় চাপুন। এবারে ওপরের বর্ণিত নিয়ে প্রয়োজনীয় ফাইন্ড সম্পাদন করুন।
যে ওয়ার্কশীটে ডেটা রিপ্লেস করতে চান তা এ্যাকটিভ করুন। ধরুন, ওয়ার্কশীটের “Salary” শব্দটিকে “Net Salary” দ্বারা প্রতিস্থাপন করতে চাই। নিম্নের পদ্ধতি অনুসরণ করুন:
প্রয়োজনীয় শীট এ্যাকটিভ করুন এবং কীবোর্ডের Ctrl+H কীদ্বয় চাপুন। এবারে ওপরের বর্ণিত নিয়ে প্রয়োজনীয় প্রতিস্থাপন কার্য সম্পাদন করুন।
এক্সেল ডাটা ম্যানেজমেন্ট করতে প্রায়শই কপি, কাট এবং পেস্ট করার প্রয়োজন হয়। নিম্নে কমান্ডগুলোর বিস্তারিত বর্ণিত হলো:
সেল/সেলসমূহের ডাটা হুবুহু নকল করে অন্যত্র বসাতে কপি – পেস্ট কমান্ডদ্বয় ব্যবহৃত হয়।
ধরুন, A1:B4 রেঞ্জের তথ্যসমূহ কপি করি অন্যত্র পেস্ট করতে চাই।
প্রয়োজনীয় সেল/সেলসমূহ সিলেক্ট করে কীবোর্ডের Ctrl+C চাপুন। অতপর প্রয়োজনীয় স্থানে সেল পয়েন্টার স্থাপন করে কীবোর্ডের Ctrl+V চাপুন।
নোট: কপিকৃত অংশের ডান্সিং এ্যান্ট বাতিল করতে Esc কী চাপুন।
প্রয়োজনীয় সেল/সেলসমূহ সিলেক্ট করুন। অতপর সিলেক্টকৃত অংশের বর্ডারে মাউস পয়েন্টার রেখে কীবোর্ডের Ctrl কী চেপে ধরলে যখন মাউস পয়েন্টার ডানে ছোট প্লাস (+) সাইন প্রদর্শিত তহবে তখন ড্রাগ করে প্রয়োজনীয় স্থানে ড্রপ করুন।
সেল/সেলসমূহের ডাটা অন্যত্র সরাতে (Move) কাট-পেস্ট কমান্ডদ্বয় ব্যবহৃত করা হয়।
ধরুন, A1:B4 রেঞ্জের তথ্যসমূহ অন্যত্র সরাতে চাই।
প্রয়োজনীয় সেল/সেলসমূহ সিলেক্ট করে কীবোর্ডের Ctrl+X চাপুন। অতপর প্রয়োজনীয় স্থানে সেল পয়েন্টার স্থাপন করে কীবোর্ডের Ctrl+V চাপুন।
প্রয়োজনীয় সেল/সেলসমূহ সিলেক্ট করুন। অতপর সিলেক্টকৃত অংশের বর্ডারে মাউস পয়েন্টার রাখলে যখন পয়েন্টার মাথায় কালো এ্যারো-প্লাস সাইন প্রদর্শিত হবে তখন ড্রাগ করে প্রয়োজনীয় স্থানে ড্রপ করুন।
বেসিক ফর্মুলা দিয়ে সহজ গণনা করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, =A1+B1 টাইপ করে দুটি সেলের মান যোগ করা যায়।
এক্সেলে বিভিন্ন প্রি-ডিফাইন্ড ফাংশন রয়েছে। উদাহরণস্বরূপ, =SUM(A1:A10) টাইপ করে A1 থেকে A10 পর্যন্ত সব সেলের যোগফল বের করা যায়।
ফন্ট ছোট-বড়, বোল্ড, ইটালিক, আন্ডারলাইন এবং রঙ ইত্যাদি পরিবর্তন করতে Home ট্যাবে Font গ্রুপ ব্যবহার করা হয়। বিস্তারিত দেখুন!
Home ট্যাবের Number গ্রুপ ব্যবহার ডেটা টাইপ অনুযায়ী বিভিন্ন ফরমেটিং। যেমন: জেনারেল, নাম্বার, কারেন্সি ইত্যাদি প্রয়োগ করা যায়। বিস্তারিত দেখুন!
নির্দিষ্ট শর্ত সাপেক্ষে সেলেসমূহের ফরমেটিং পরিবর্তন করার জন্য Conditional Formatting কমান্ড ব্যবহৃত হয়। উদাহরণস্বরূপ, যদি মান 100-এর বেশি হয় তবে সেল/সেলগুলোর ফিল সবুজ রঙের হবে। বিস্তারিত দেখুন!
ডেটা ভ্যালিডেশন ব্যবহার করে সেলে নির্দিষ্ট ধরণের ডেটা এন্ট্রি সীমাবদ্ধ করা যায়। উদাহরণস্বরূপ, শুধু সংখ্যা বা নির্দিষ্ট তারিখের ডাটাসমূহই ইনপুট করা যাবে। বিস্তারিত দেখুন!
এক্সেলে ডেটা এন্ট্রি এবং এডিটিং-এর বেসিক দক্ষতা অর্জন করলে আপনি দ্রুত এবং দক্ষভাবে কাজ করতে পারবেন।
বিস্তারিত টিউটোরিয়াল এবং এডভান্সড টিপসের জন্য মন্তব্য করুন এবং আমাদের সাথেই থাকুন। অনুগ্রহ করে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনাদের একটি শেয়ার কিংবা মন্তব্য টিউটোরিয়াল লেখায় আমাদের অনুপ্রাণিত করবে।
টিউটোরিয়ালে কোন ধরণের অসঙ্গতি থাকলে বা বুঝতে সমস্যা হলে কমেন্ট অথবা সরাসরি +880 1925 165373 নাম্বারে কল করলে উপকৃত হবো।
ডেটাবেজ থেকে তথ্য খুঁজে বের করে বিশ্লেষণ করাই এক্সেস কুয়েরির মূল কাজ। কুয়েরি (Query) হলো…
ডেটা শেয়ারিং এবং বিশ্লেষণের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেস ২০১৯ ভার্সনসহ সকল ভার্সনেই ডেটা এক্সপোর্ট করার সুবিধা…
মাইক্রোসফট একসেস ২০১৯ ভার্সনসহ সকল ভার্সনে ডেটা ইমপোর্ট করা খুবই গুরুত্বপূর্ণ কাজ। ডেটাবেজ নির্মাণের জন্য…
প্রাইমারি কী হলো মাইক্রোসফট একসেস ডেটাবেজের একটি গুরুত্বপূর্ণ উপাদান। এই প্রাইমারি কী এবং রিলেশন সেট…
এমএস একসেস ২০১৯ এ একটি ডেটাবেজে টেবিল তৈরি করতে সঠিক ফিল্ড এবং ডেটা টাইপ নির্ধারণ…
মাইক্রোসফট একসেস একটি ডেটাবেজ ম্যানেজমেন্ট টুল। একসেসে ডেটা সংরক্ষণ এবং সংগঠিত করার জন্য টেবিল ব্যবহার…