এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর ব্যবহার
এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নির্দিষ্ট শর্তের ভিত্তিতে সেলগুলির ফরমেট পরিবর্তনের মাধ্যমে ওয়ার্কশিটের তথ্যসমূহ আকর্ষনীয় ও কার্যকর করে। ফলে আপনি গুরুত্বপূর্ণ তথ্যগুলি দ্রুত চিহ্নিত করতে পারেন। এছাড়াও ডেটা বিশ্লেষণকে সহজ এবং কার্যকরী করতে সহায়ক ভূমিকা পালন করে।
আপনি কি এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ে চিন্তিত?
লেখাগুলো কি সব মাথার ওপর দিয়ে যাচ্ছে। একদম চিন্তা করবেন না।
আশা করি পুরো টিউটোরিয়ালটি মন দিয়ে পড়ে একবার অনুশীলন করলেই প্রথম বারেই সফল হবেন। সহজ হয়ে যাবে সকল কিছু।
তবে এখানেই হাল ছেড়ে দিলে হবে না। মাস্টারি লেবেলে পৌঁছাতে আপনাকে আরও কিছু কাঠ-কয়লা পোড়াতে হবে। এখান থেকে বেসিকটুকু আয়ত্ব করতে পারলেই বাকিটুকু নিজের চাহিদা মোতাবেক নিজেই উন্নয়ন করতে পারবেন।
যারা জানেন তারা বিরক্ত হচ্ছেন তো? ভাই এটা বেসিকদের জন্য। বিষয়টি আপনার জানা থাকলে পড়ার প্রয়োজন নেই।
তাহলে, কথা না বাড়িয়ে আসুন শুরু করি। নিচে এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর বিভিন্ন পদ্ধতি এবং কৌশলগুলির সহজ বর্ণনা ও ধারাবাহিক প্রয়োগ পদ্ধতি বর্ণিত হলো।
📝 এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং কি?
সহজ কথায় কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং হলো শর্ত সাপেক্ষে নির্দিষ্ট ডেটাসমূহ দ্রুত বিভিন্ন পদ্ধতিতে চিহ্নিত করে থাকে।
আসুন উদাহরণ দিয়ে বোঝার চেষ্টা করি।
ধরুন, সেলারি শিটের যে সকল কর্মচারীর বেসিক বেতন ১৫,০০০ টাকার কম তাদের তথ্যসমূহ বোল্ড ও লাল রঙে প্রদর্শন করাতে চান।
অথবা, যে সকল কর্মকর্তার বেতন ২৫,০০০ টাকার বেশি তাদের তথ্য সবুজ ও বোল্ড আকারে প্রদর্শন করাতে চান। এখনও বুঝতে না পারলে আশা করি নিচের চিত্র দেখে সহজেই বুঝতে পারবেন।
এবার নিশ্চয়ই বুঝতে পেরেছেন কন্ডিশনার ফরম্যাটিং কি এবং কেন এটির ব্যবহার এত গুরুত্বপূর্ণ।
মেনুয়ালি ডেটা ভিজুয়ালাইজেশন কাজটি অত্যন্ত কঠিন। কারণ আপনাকে সব সময় আপডেট থাকতে হবে। অথচ কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগকৃত রেঞ্জ এর তথ্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হবে।
📝 এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর প্রয়োজনীয়তা
বাস্তব কর্মক্ষেত্রে এর গুরুত্ব অপরিসীম। বিশেষ করে যেখানে বড় বড় ডেটাসেট বা ডেটাবেজ নিয়ে কাজ করা হয় সেখানে এই কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর ব্যবহার অত্যন্ত কার্যকরী ভূমিকা পালন করে থাকে।
মূলত কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং ডেটাসমূহকে বিভিন্ন শর্ত সাপেক্ষে চিহ্নিত করে দৃষ্টিনন্দন ও কার্যকরীভাবে ভিজুয়ালাইজেশন করে থাকে। অর্থাৎ এটি ডেটা ভিজুয়ালাইজেশনকে সহজ করে এবং বিশ্লেষণের গতি বাড়ায়।
📝 এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর বিভিন্ন অপশনসমূহ
ডেটাসমূহ শর্ত সাপেক্ষে বিভিন্নভাবে প্রদর্শন করানোর জন্য এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর ৫টি মূল অপশন রয়েছে। আর এই মূল অপশনগুলোর মধ্যে আরও অনেক অপশন রয়েছে।
অর্থাৎ এক্সেল ডেটাসমূহকে ৫টি মূল ক্যাটাগরিতে ফরম্যাটিং এর মাধ্যমে ভিজুয়ালাইজ করা যায়:
- Highlight Cells Rules
- Top/Bottom Rules
- Data Bars
- Color Scales
- Icon Sets
এছাড়াও নতুন রুল তৈরি, এডিট ও রিমুভ করার শক্তিশালী অপশন রয়েছে। যার দ্বারা এডভান্সড ফরম্যাটিং করা সম্ভব।
এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করা খুবই সহজ এবং কার্যকর। নিচের ৩টি ধাপ ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করুন।
ধাপ ১: ডেটা নির্বাচন
প্রথমে সেই ডেটা রেঞ্জটি নির্বাচন করুন যেটি আপনি ফরম্যাট করতে চান। উদাহরণ হিসেবে নিচের টেবিলটি বিবেচনা করুন।
এক্ষেত্রে আপনার নিজস্ব টেবিলও ব্যবহার করতে পারেন। নতুবা এই রকম একটি টেবিল তৈরি করে নিন। অথবা আমাদের অনুশীলনের ফাইলটি ডাউনলোড করে নিতে পারেন।
- টেবিলের D4:D27 পর্যন্ত সিলেক্ট করুন।
ধাপ ২: কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং অপশন নির্বাচন
- এক্সেলের রিবন থেকে Home ট্যাব নির্বাচন করে Style প্যানেল/গ্রুপের Conditional Formatting অপশন ক্লিক করুন।
ধাপ ৩: ফরম্যাটিং রুল প্রয়োগ
- আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী Highlight Cells Rules বা Top/Bottom Rules বা অন্য কোন মূল অপশন হতে প্রয়োজনীয় ফরম্যাট সম্পাদন করুন।
- এক্ষেত্রে Highlight Cells Rules মূল অপশনের সাব অপশন Greater than অপশন ব্যবহার করে দেখানো হয়েছে।
- Greater Than ডায়ালগ বক্সে প্রয়োজনীয় ভেল্যু টাইপ করুন এবং ফরমেট অপশন নির্বাচন করুন।
- এক্ষেত্রে যেহেতু ২৫০০০ এর বেশি বেসিকগুলো সবুজ রঙে হাইলাইট করতে চাই। তাই ভেল্যু হিসেবে ২৫০০০ এবং ফরমেট হিসেবে Green Fill with Dark Green Text নির্বাচন করেছি। আপনি আপনার মত নির্বাচন করতে পারেন।
- অবশেষে Ok বাটন ক্লিক করুন।
দেখুন নিচের চিত্রের মত ফলাফল প্রদর্শিত হচ্ছে।
📝 নতুন নিয়ম (Rule) তৈরি করা
এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর প্রি-ডিফাইন ফরম্যাটগুলো ছাড়াও প্রয়োজনে কাস্টম কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম তৈরি করা যায়। ধরুন, ফরম্যাটিং এর ভেতর ফর্মূলা ব্যবহার করতে চাই।
নিচের ওয়ার্কশিটের তথ্যগুলো লক্ষ্য করুন। A2 থেকে A6 পর্যন্ত সেলসমূহে বিভিন্ন নাম রয়েছে এবং B2 থেকে B6 পর্যন্ত সেলসমূহে তাদের বয়স দেয়া আছে। এবারে যাদের বয়স ৭০ এর বেশি তাদের নামগুলো লাল রঙে প্রদর্শিত করতে চাই।
এজন্য নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন:
ধাপ ১: নতুন নিয়ম তৈরি করা
- A2 সেলে সেল পয়েন্টার রেখে Home ট্যাবের Style গ্রুপ/প্যানেল এর Conditional Formatting মেনু থেকে New Rule নির্বাচন করুন।
ধাপ ২: নিয়মের ধরন নির্বাচন করা
- New Formatting ডায়ালগ বক্সের Select a Rule Type এর অধীনে Use a formula to determine which cells to format নির্বাচন করুন।
ধাপ ৩: ফর্মূলা লিখা
- যেহেতু আমরা ৭০ এর বেশি বয়সের নামগুলো লাল রঙে ফরম্যাট করতে। তাই Format values where this formula is true এর ঘরে কোটেশন ছাড়া “B2>70” টাইপ করুন।
ধাপ ৪: ফরম্যাট নির্বাচন করুন
- Format বাটনে ক্লিক করে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ফরম্যাট নির্বাচন করুন। এক্ষেত্রে শর্তানুসারে লাল রঙ করা হয়েছে।
- লক্ষ্য করুন, A2 সেলে কোন পরিবর্তন হয়নি। কারণ তার বয়স ৭০ এর বেশি নয়। এবারে A2 সেলের ফরমেটি কপি করে বাকি সেলগুলো পেস্ট করুন।
- এজন্য A2 সেলে সেলে সেল পয়েন্টার রেখে কীবোর্ডের Ctrl+C চাপুন। অথবা, মেনু ব্যবহার করেও করতে করতে পারেন।
- এবারে বাকী সেলগুলো সিলেক্ট (A3:A6) করে Home ট্যাবের Clipboard গ্রুপ এর Paste অপশনের ড্রপ ডাউন ক্লিক করে Paste Special ক্লিক করুন।
- অতপর ডায়ালগ বক্সের Format রেডিও বাটন সিলেক্ট করে Ok বাটন ক্লিক করুন।
দেখুন নিচের চিত্রের মত ২টি নাম লাল রঙ হয়েছে। কারণ তাদের বয়স ৭০ বয়সের বেশি।
📝 কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম ম্যানেজ করা
একবার কোন নিয়ম তৈরি করার পরবর্তীতে সেগুলি পরিবর্তনও করতে পারবেন। ধরুন, নামসমূহ লাল রঙ এর পরিবর্তে সবুজ রঙ দ্বারা ফরম্যাট করতে চাই। প্রয়োজনে ফর্মূলাও পরিবর্তন করতে পারবেন।
A2 সেলে সেল পয়েন্টার রেখে Home ট্যাবের Style গ্রুপ/প্যানেল থেকে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে প্রয়োজনীয় ফরম্যাট শুদ্ধ বা পরিবর্তন করুন।।
- ধাপ ১: Conditional Formatting মেনু থেকে Manage Rules নির্বাচন করুন।
- ধাপ ২: নিয়মের তালিকা থেকে প্রয়োজনীয় নিয়ম নির্বাচন করে Edit Rule বাটন ক্লিক করুন।
- ধাপ ৩: এবারে প্রয়োজনীয় ফর্মূলা বা ফরমেট পরিবর্তন করে Ok বাটন ক্লিক করুন।
- ধাপ ৪: সবশেষে Apply বাটন ক্লিক করে Ok বাটন ক্লিক করুন।
📝 কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং নিয়ম মুছে ফেলা
নির্দিষ্ট সিলেক্টকৃত কিংবা ওয়ার্কশিটের সকল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং রুল মুছে ফেলা যায়।
সিলেক্টকৃত রেঞ্জের ফরম্যাট ক্লিয়ার করা: প্রয়োজনীয় সেলসমূহ সিলেক্ট করুন। অতপর Home ট্যাবের Style গ্রুপের Conditional Formatting মেনু থেকে Clear rules নির্বাচন করে Clear rules from selected cells ক্লিক করুন।
সম্পূর্ণ ওয়ার্কশিটের ফরম্যাট ক্লিয়ার করা: সেল পয়েন্টার ওয়ার্কশিটের যে কোন সেলে রাখুন। এবার Home ট্যাবের Style গ্রুপের Conditional Formatting মেনু থেকে Clear rules নির্বাচন করে Clear rules from entire sheet ক্লিক করুন।
এছাড়াও কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং মুছে ফেলার আরও ২টি অপশন রয়েছে। যেমন: Clear rules from this Table এবং Clear rules from this PivotTable। এর দ্বারা কোন টেবিল ও পিভটটেবিলের কন্ডিশনাল ফরমেটিং এর রুল মুছে ফেলা যায়।
📝 কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর কিছু উদাহরণ
কিছু সাধারণ উদাহরণ নিয়ে আলোচনা করা হলো:
উদাহরণ ১: Data Bar অপশনের ব্যবহার
ডেটা রেঞ্জের জন্য রঙিন বার ব্যবহার করুন যা সহজে মানগুলি তুলনা করতে সহজ হয়।
উদাহরণ ২: Color Scales অপশনের ব্যবহার
ডেটা রেঞ্জের জন্য কালার স্কেল ব্যবহার করুন যা সহজে মানগুলি তুলনা বুঝাতে সহজ হবে।
উদাহরণ ৩: Icon Sets অপশনের ব্যবহার
নির্দিষ্ট ডেট রেঞ্জের মধ্যে থাকা সেলগুলি আইকন দ্বারা হাইলাইট বা ফরম্যাট করা যায়।
📝 উপসংহার
এক্সেলে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং একটি শক্তিশালী টুল। যার দ্বারা ডেটা বিশ্লেষণকে আরও সহজ এবং কার্যকর করে তোলা যায়। সঠিকভাবে কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং প্রয়োগ করে আপনি দ্রুত ডেটার মধ্যে প্যাটার্ন এবং ট্রেন্ড চিহ্নিত করতে পারেন।
এটি আপনাকে দ্রুত এবং কার্যকরভাবে সিদ্ধান্ত নিতে সাহায্য করবে। বিস্তারিত টিউটোরিয়াল এবং এডভান্সড টিপসের জন্য মন্তব্য করুন এবং আমাদের সাথেই থাকুন।
লিখে সমস্ত কিছু বর্ণনা করা সত্যিই কঠিন কাজ। তাই যারা একেবারে নতুন তারা ওপরে আমার পেইড ক্লাশে পড়ানোর ভিডিওটি দেখে নিতে পারেন। কাজে আসবে আশা করি।
এছাড়াও এক্সেল কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং এর উপর বাংলা ভাষায় অনেক জ্ঞানগর্ভ ভিডিও টিউটোরিয়াল রয়েছে। প্রয়োজনে দেখে নিতে পারেন।
অনুগ্রহ করে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনাদের একটি শেয়ার কিংবা মন্তব্য টিউটোরিয়াল লেখায় আমাদের অনুপ্রাণিত করবে।
টিউটোরিয়ালে কোন ধরণের ভুল, অসঙ্গতি বা বুঝতে সমস্যা হলে কমেন্টস করুন অথবা +880 1925 165373 নাম্বারে কল করুন, উপকৃত হব।
