এক্সেল ব্যবহারকারীদের জন্য ড্রপ ডাউন লিস্ট একটি অত্যন্ত কার্যকরী ও গুরুত্বপূর্ণ টুল। যার দ্বারা নির্দিষ্ট মান নির্বাচন করে ডেটা এন্ট্রি বা ভিজুয়ালাইজেশন করতে আরও সহজ হয়।
এই আর্টিকেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি, ব্যবহার, এডিট, ডেটা যোগ, ডেটা বিয়োগ, পরিবর্তন, মুছে ফেলা, এবং ইত্যাদি বিষয়ে বিস্তারিত জানবো।
এক্সেল ড্রপ-ডাউন তালিকা একটি টুল যা আপনাকে একটি তালিকা থেকে বিকল্পগুলি বেছে নিতে সহায়তা করে। এটি আপনার স্প্রেডশিট ব্যবহার করা সহজ করে তোলে। আপনি টাইপ করার পরিবর্তে একটি বিকল্প বেছে নিতে পারেন।
ড্রপ-ডাউন লিস্টের ব্যবহার অনেক ক্ষেত্রে সহায়ক:
Excel-এ ড্রপ-ডাউন তালিকা তৈরি করার আগে কিছু গুরুত্বপূর্ণ বিষয় বিবেচনা এবং সাধারণ ভুলগুলি সম্পর্কে সচেতন হতে হবে।
এক্সেল ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করা খুবই কার্যকরী ও সহজ। ২টি ধাপে লিস্ট তৈরি করতে হয়। প্রথমে ড্রপ ডাউন লিস্টের জন্য ডাটাসোর্স তৈরি করা তারপর লিস্ট তৈরি করা। নিচের ধাপগুলি ধারাবাহিক অনুসরণ করুন।
ড্রপ ডাউন লিস্টে প্রদর্শন করানোর জন্য সোর্স ডাটাগুলো একটি নতুন শীট খুলুন এবং সেখানে ড্রপ ডাউন লিস্টের জন্য প্রয়োজনীয় মানগুলি লিখুন। উদাহরণ হিসেবে চিনের চিত্রটি দেখুন।
এখানে কর্মকর্তা ও কর্মচারী পদবিসমূহ ড্রপ ডাউন লিস্টের জন্য নির্ধারণ করা হয়েছে। অর্থাৎ লিস্টে এই নির্দিষ্ট মানগুলি ছাড়া অন্য কোন ডাটা এন্টি করা যাবে না।
এবারে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করতে চান নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করুন।
লক্ষ্য করুন, সিলেক্টকৃত সেলসমূহে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি হয়েছে।
নোট: এখানে একাধিক সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করে দেখানো হয়েছে। ইচ্ছে করলে একটি সেলেও ড্রপ-ডাউন লিস্ট তৈরি করা যায়।
যে সেল বা সেলসমূহে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করেছেন সেই সেলে বা সেলসমূহের যে কোন সেলে সেল পয়েন্টার রাখলে সেলের ডানে ড্রপ ডাউন এ্যারো প্রদর্শিত হবে। এবারে এ্যারো কী ক্লিক করে প্রয়োজনীয় অপশন বা ডেটা সিলেক্ট করুন।
এক্সেল ডেটা ভেলিডেশন ড্রপ ডাউন লিস্ট ব্যবহারের ক্ষেত্রে সোর্স ডেটার সাথে মিল আছে কিনা করে কিনা তা নিশ্চিত করে। নিচের অপশনসমূহ ব্যবহারের দ্বারা ড্রপ ডাউন লিস্ট আরও কার্যকরী করা যায়।
এক্সেলে তৈরিকৃত ড্রপ ডাউন লিস্টের উৎস (ডেটা শিট) সুরক্ষার জন্য লুকিয়ে রাখতে পারেন। যাতে অন্য ব্যবহারকারীরা সেটি সরাসরি দেখতে বা এডিট করতে না পারে।
এই প্রক্রিয়াটি দুই ধাপে সম্পন্ন করা হয়:
এক্ষেত্রে Source Data নামক শীটটি উদাহরণ হিসেবে দেখানো হয়েছে। নোট: কাজের সুবিধার জন্য শীটের নাম পরিবর্তন করে Source Data রাখা হয়েছে।)
দেখুন, একটিভকৃত শীটটি আর দেখা যাচ্ছে না।
নোট: লুকানোর পরও ড্রপ ডাউন লিস্টটি কাজ করবে কারণ লুকানো শীটে ডাটা রয়েছে।
দেখুন, Source Data শীটটি প্রদর্শিত হচ্ছে।
COUNTIF ফাংশন ব্যবহার করে প্রয়োগকৃত ড্রপ ডাউন লিস্টে কোন নির্দিষ্ট আইটেম কতবার ব্যবহার করা হয়েছে তার বের করা যায়।
ধরুন, E16 সেলে E4:E13 রেঞ্জের ব্যবহৃত মানগুলোর মধ্যে Labor পদবিটি কতবার ব্যবহার করা হয়েছে তা বের করতে চাই।
লক্ষ্য করুন, ফলাফল হিসেবে 6 প্রদর্শিত হয়েছে। কারণ Labor পদবিটি ৬ বার ব্যবহৃত হয়েছে।
এই পদ্ধতিতে, আপনি সহজেই এক্সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট থেকে নির্দিষ্ট মানগুলি কতবার ব্যবহার করা হয়েছে তা গণনা করতে পারবেন।
ধরুন, ওয়ার্কশীটে তৈরিকৃত ড্রপ ডাউন লিস্টটির সোর্স ডেটা সুরক্ষার জন্য বর্তমান শীট থেকে অন্য একটি শীটে স্থানান্তর করা দরকার। তাহলে সোর্স ডেটাসমূহ কাট করে প্রয়োজনীয় শীটে পেস্ট করতে হবে।
তবে কি যে সকল সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট প্রয়োগ করা হয়েছে সেগুলো নষ্ট হয়ে যাবে কিংবা নতুন করে সোর্স ডেটা সিলেক্ট করতে হবে?
না, সোর্স ডাটা আপনি বর্তমান শীটের ভিন্ন স্থানে কিংবা অন্য কোন কোন শীটে কাট করে পেস্ট করলেও ডেটা সোর্স পরিবর্তন করার প্রয়োজন নেই।
কারণ এক্সেল স্বয়ক্রিয়ভাবে কাজটি সম্পাদন করে থাকে।
কিন্তু ভিন্ন কারণে ডেটা সোর্স শুদ্ধ করার প্রয়োজন হতে পারে। যেমন: কোন বানান ভুল হয়েছে। এক্ষেত্রে যদি Source ফিল্ডে সরাসরি ড্রপ ডাউন আইটেম টাইপ করে থাকে তবে সেখানে গিয়ে তা শুদ্ধ করতে হবে। আর যদি কোন রেঞ্জ এর মাধ্যমে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি করে থাকেন তবে প্রয়োজনীয় সেলের ভুল বানান শুদ্ধ করলেই হবে।
নতুন ডেটা যোগ করতে নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করুন:
ডেটা সোর্স হতে ডেটা বাদ দিতে নিচের পদ্ধতি অনুসরণ করুন:
ড্রপ ডাউন লিস্ট সম্পাদনা করার মতো একই ধাপ অনুসরণ করুন, এবং “Source” ফিল্ডে নতুন মানগুলি বা প্রয়োজনীয় রেঞ্জ প্রদান করুন।
ড্রপ ডাউন লিস্ট সম্পাদনা করার মতো একই ধাপ অনুসরণ করুন এবং আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী Source ফিল্ড আপডেট করুন।
ড্রপ ডাউন লিস্ট লক করা মানে আপনি সেটি শুদ্ধ বা মুছে ফেলা থেকে রক্ষা করতে পারেন। এতে অন্য ব্যবহারকারীরা নির্দিষ্ট সেলের মান পরিবর্তন করতে পারবে না। এক্সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট লক করার জন্য নিচের ধাপগুলি অনুসরণ করুন:
প্রথম ধাপে ড্রপ ডাউন লিস্টের সেলটি লক করতে হবে।
দ্বিতীয় ধাপে পুরো শীটটি প্রটেক্ট করতে হবে যাতে লক করা সেলগুলি এডিট করা না যায়।
যদি ভবিষ্যতে কখনও শীট আনপ্রটেক্ট করতে হয়, তাহলে Review ট্যাবের Protect গ্রুপ হতে Unprotect Sheet এ ক্লিক করুন। পূর্বের দেয়া পাসওয়ার্ড দিয়ে শীটটি আনপ্রটেক্ট করুন।
এই পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করে, আপনি সহজেই এক্সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট লক করতে পারবেন এবং আপনার ডেটা নিরাপদ রাখতে পারবেন।
ধরুন, যে সেলগুলোতে ড্রপ ডাউন ভেল্যু যুক্ত করেছেন সে সকল সেলের মধ্যে যারা Labor হবে তাদের কালার সবুজ এবং গাঢ় হবে। কন্ডিশনাল ফরমেটিং সম্পর্কে জানা থাকলে বিস্তারিত জেনে নিন। এজন্য নিচের পদ্ধতি ধারাবাহিকভাবে অনুসরণ করুন।
এই আর্টিকেলে বর্ণিত পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করে, আপনি সহজেই এক্সেলে ড্রপ ডাউন লিস্ট তৈরি, সম্পাদনা, যোগ, পরিবর্তন, মুছে ফেলা এবং ব্যবহার করতে পারবেন। আপনার ডেটা এন্ট্রি প্রক্রিয়াকে আরও সুষ্ঠুভাবে পরিচালিত করতে এই টিপসগুলি ব্যবহার করুন।
অনুগ্রহ করে বন্ধু ও পরিচিত মহলে শেয়ার করুন। আপনাদের একটি শেয়ার কিংবা মন্তব্য টিউটোরিয়াল লেখায় আমাদের অনুপ্রাণিত করবে।
টিউটোরিয়ালে কোন ধরণের ভুল, অসঙ্গতি বা বুঝতে সমস্যা হলে কমেন্টস করুন অথবা +880 1925 165373 নাম্বারে কল করুন, উপকৃত হব।
ডেটা ভেলিডেশন (Data Validation) এক্সেলের একটি গুরুত্বপূর্ণ বহুল ব্যবহৃত ফিচার। এর দ্বারা নির্দিষ্ট শর্ত সাপেক্ষে…
প্রত্যেক এক্সেল ব্যবহারকারীকে অবশ্যই ওয়ার্কশিটে নাম্বার ফরমেট নিয়ে কাজ করতে হয়। এক্সেল কাস্টম নাম্বার ফরমেটিং…
এক্সেল নাম্বার ফরমেটিং একটি গুরুত্বপূর্ণ টুল। ওয়ার্কশিট এর ডেটাকে আরও পাঠযোগ্য এবং কার্যক্ষম করে তুলতে…
এসইও কি? এসইও (SEO) বা সার্চ ইঞ্জিন অপ্টিমাইজেশন হলো একটি প্রক্রিয়া যা ওয়েবসাইটের গুণগত মান…
এসইও কি? কেন শিখবেন? এর সুবিধা ও প্রয়োগের ক্ষেত্র সম্পর্কে সকলেই অবগত। ডিজিটাল মার্কেটিং এর…
আপনি কি বিনামূল্যে প্রয়োজনীয় সফটওয়ার এবং সেরা সিনেমা ফ্রি ডাউনলোড করার উপায় খুঁজছেন? তাহলে, আপনার…